Toda su red de sedes, de la sede central a la agencia más pequeña

Cuatro niveles, tantos como necesite

Cada institución tiene una sede central y luego tantas sedes como necesite: oficinas regionales, sucursales y agencias. Los niveles intermedios son opcionales: una sucursal puede depender directamente de la sede central, una agencia de una sucursal o de la sede central.

• Sede central: la sede más alta de la institución, sin nivel superior.
• Regional: depende de la sede central.
• Sucursal: depende de la sede central o de una oficina regional.
• Agencia: depende de la sede central, de una oficina regional o de una sucursal.
• Una sede siempre depende de un nivel superior, nunca de sí misma ni de una sede de otra institución.

Cada sede tiene su recepción

Una sede reúne sus departamentos, sus puntos de recepción (recepción, sala de espera, ventanillas) que hacen de zonas, sus filas, horarios y personal. Las visitas, la recepción, las filas y las citas se gestionan sede por sede, y cada acción comprueba que el departamento y el punto de recepción pertenecen de verdad a esa sede.

Reorganizar sin reescribir el pasado

Una agencia pasa a sucursal, una sucursal pasa a otra oficina regional: la sede conserva su identidad y el cambio se registra con fecha de efecto y motivo. El periodo anterior se cierra y el nuevo se abre en la misma operación.

Los informes de un periodo pasado usan la organización tal como era entonces: las visitas del año pasado siguen vinculadas a la región de entonces.

Un visitante reconocido en toda la red

Ejemplo: Juan se registra por primera vez en la sede central de Duala. Cuando acude después a la sucursal de Bonabéri y luego a la agencia de Yaundé, la recepción lo encuentra sin volver a registrarlo y abre cada vez una nueva visita, propia de esa sede.

• La sede donde se registró por primera vez queda fijada, aunque acuda más a menudo a otra.
• Cada visita pertenece a la sede donde ocurrió, con sus movimientos de un punto de recepción a otro.
• Su ficha muestra su sede de registro, el número de visitas, las sedes visitadas y la última.
• Un trámite que continúa de una sede a otra se vincula de forma explícita, en lugar de deducirse de la cercanía de las horas.

El recorrido dentro de una sede

Ejemplo: la recepcionista registra la llegada de un visitante en su puesto y lo dirige a la sala de espera del departamento financiero. VisitSoft registra la llegada, la espera, la atención y la salida, con la hora de cada evento y quién lo registró. Un registro posterior conserva la hora real y la hora de registro.

El personal de una sede a otra

• Asignación principal, secundaria o temporal, cada una con fechas de inicio y fin.
• Traslado: la asignación anterior termina y la nueva empieza en la misma operación, con el motivo.
• Destacamento temporal: una asignación limitada en el tiempo, mientras la original sigue vigente.
• Las horas de trabajo, las visitas recibidas y las funciones ejercidas quedan vinculadas a la sede donde ocurrieron.
• Una asignación no da por sí sola ningún derecho en el software: las autorizaciones son distintas y se comprueban en cada acción.

Responsables para cada sede

Cada sede activa tiene un responsable o un responsable interino. La sede central también puede exigir un secretario general o un director general, según su organización. Cada nombramiento tiene fecha y justificación, y la sucesión conserva el historial. Ser nombrado responsable no da automáticamente derechos de administración.

Quién ve qué en la red

• Una recepcionista solo actúa en los puntos de recepción donde está autorizada, aunque sea miembro de la institución y esté asignada a la sede.
• Un director regional ve su región y las sedes que dependen de ella, no las regiones vecinas.
• La sede central ve toda la red de su institución, y nada de otra institución.
• Una sede inactiva o una asignación terminada ya no permite ninguna operación nueva.

Catálogos fijados por la sede central

La sede central publica los tipos de asunto, los motivos de visita y los tipos de actividad de toda la institución. Los elementos obligatorios se aplican en todas partes y no se pueden desactivar localmente; los opcionales se activan sede por sede. Una sede puede solicitar un motivo local: se comprueba que no esté duplicado, se aprueba si su política lo exige y se publica para las sedes correspondientes. Un cambio de catálogo nunca modifica la clasificación de las visitas pasadas.

Sitio web, redes sociales y Google, sede por sede

• Un sitio web de la institución puede servir a varias sucursales: cada solicitud se dirige a la sucursal correspondiente.
• Cada página de Facebook o Instagram y cada ficha de Google Business puede ser gestionada o supervisada por el personal de las sedes elegidas, mientras la cuenta se administra en la sede central.
• Un cliente potencial conserva siempre su canal y su sede de origen, aunque su seguimiento pase después a otra sucursal.
• Los quioscos, tabletas y teléfonos de recepción se asignan a una sede y a un punto de recepción, con el historial de sus traslados.

Informes en cada nivel

Cada sede sigue sus visitas, sus tiempos de espera y su afluencia. Un director regional compara las sucursales de su región, y la sede central ve toda la red. Las cifras siguen las mismas reglas de acceso que las operaciones: un informe solo muestra lo que podría ver en la propia sede.