Todas las ubicaciones de su institución, físicas y digitales

Dos tipos de ubicación, una sola institución

Una ubicación gestionada es cualquier lugar donde su institución recibe o atiende a su público. Hay dos tipos: las ubicaciones físicas, donde los visitantes acuden en persona, y las ubicaciones digitales, donde le encuentran, le escriben o piden cita. Todas pertenecen a la institución, no a la sede central: la institución es dueña de los datos, y cada una de sus ubicaciones los alimenta.

Ubicaciones físicas

La sede central es la primera ubicación física, creada con la institución. Los demás niveles solo se añaden cuando son útiles:

• Sede central: la sede principal de la institución, que publica los catálogos comunes.
• Oficina regional: depende de la sede central.
• Sucursal: depende de la sede central o de una oficina regional.
• Agencia: depende de la sede central, de una oficina regional o de una sucursal.
• En cada sede, las ventanillas, salas y servicios son puntos de recepción, con sus motivos de visita, su personal y sus filas.
• Cada sede activa tiene un responsable o interino; ese nombramiento, por sí solo, no da derechos en el software.

Ubicaciones digitales

Los canales digitales son ubicaciones por derecho propio. Cada uno pertenece a la institución, que puede asignarlo a las sedes cuyo personal lo gestiona o lo supervisa:

• El sitio web de la institución: por ejemplo gestionado por la sede central y supervisado por las sucursales; cada formulario dirige la solicitud al destino correcto.
• Páginas de Facebook e Instagram: la institución tiene la conexión; cada página la gestionan o supervisan las sedes elegidas.
• Fichas de Google Business: la institución gestiona la conexión, cada ficha corresponde a su sucursal.
• Chat en directo y WhatsApp: la conversación se dirige a la sede correspondiente.
• Google Ads y SEO: la cuenta puede estar centralizada, pero cada campaña sigue atribuida a su sede.
• Quioscos y tabletas: cada dispositivo se asigna a una sede y a un punto de recepción, con el historial de sus traslados.

Gestionado o supervisado: asignaciones flexibles y con fecha

Una ubicación digital puede asignarse a ninguna, una o varias sedes, cada una con una función. Gestionar: el personal de la sede opera el canal (responder, publicar, actualizar la ficha). Supervisar: el personal de la sede sigue su actividad y sus informes.

Ejemplos: una página de Facebook gestionada por la oficina Litoral y supervisada por sus sucursales; una ficha de Google gestionada por la sucursal Bonabéri; el sitio web gestionado por la sede central y supervisado por todas las sucursales; un chat compartido por dos sedes. Un canal sin asignación queda a nivel de la institución, visible para sus administradores.

Nada es rígido: se añade una sede, se cambia su función o se retira una asignación en cualquier momento. Cada cambio tiene fecha y se conserva el historial, de modo que las solicitudes y visitas pasadas quedan atribuidas a la sede que gestionaba el canal en ese momento.

El origen de una solicitud nunca se pierde

Una solicitud recibida en línea conserva para siempre su canal de origen y su primera asignación, aunque después pase a otra sucursal. La sede responsable actual se registra aparte.

Ejemplo: Juan Ekwalla rellena el formulario «Abrir una cuenta» en camsoft.cm. La solicitud se dirige a la sucursal Bonabéri, que lo recibe en visita. Más tarde acude a la sucursal Yaundé: es reconocido, y los informes siguen mostrando que todo empezó en el sitio web.

Conexiones y accesos protegidos

Las conexiones con Facebook, Google o WhatsApp se registran una vez, a nombre de la institución, y sus secretos se guardan cifrados. Cada sede solo usa lo que tiene permitido, y solo las personas autorizadas de la institución ven sus ubicaciones, físicas o digitales.