Cada importe justificado y seguido hasta el pago

Por qué se debe un importe, y qué se pagó de verdad

Para cada importe, VisitSoft responde a seis preguntas: por qué se debe, quién lo debe, quién tiene derecho a recibirlo, qué hecho real lo justifica, cómo se facturó y qué dinero se movió realmente.

El módulo separa siempre lo que se debe de lo que se paga. También separa el sentido (lo que le deben, lo que usted debe) del motivo (tasa de trámite, compra, entrega, suscripción, reembolso). La facturación funciona con o sin visita: el pago registrado durante una visita es solo una de las vías de entrada.

El vocabulario del módulo

• Cuenta por cobrar: lo que se le debe a su organización. No es dinero recibido.
• Cuenta por pagar: lo que su organización debe a un tercero. No es dinero pagado.
• Catálogo de tarifas: cada tarifa tiene código, importe, moneda, periodo de validez y reglas de impuestos y reembolso. Cada cambio crea una nueva versión.
• Obligación: el importe debido, deudor, acreedor, vencimiento, moneda y saldo pendiente.
• Factura: la factura de venta que usted emite o la factura del proveedor que registra. Un presupuesto o una proforma no crea cuenta por cobrar.
• Transacción: un movimiento real de dinero, entrante o saliente, con su medio de pago, confirmación y prueba.
• Asignación: la parte de una transacción confirmada aplicada a una o varias obligaciones.

Lado cliente: del servicio al recibo

• Recepción elige la persona u organización, el servicio y la tarifa del catálogo.
• VisitSoft crea la obligación y un borrador de factura: líneas, impuestos, descuentos, vencimiento. El precio viene de la tarifa vigente.
• Un usuario autorizado verifica emisor y destinatario y emite la factura. Recibe un número definitivo y un PDF.
• La caja registra el pago: efectivo, dinero móvil, tarjeta o transferencia, con su referencia y prueba.
• El pago se asigna a la factura. El saldo se recalcula, y un pago parcial o un exceso se tratan de forma explícita.
• Se emite un recibo numerado y el estado pagado o parcialmente pagado queda visible.

Lado proveedor: de la entrega al pago

• Recepción registra la entrega y la prueba de recepción. Una entrega recibida nunca autoriza un pago.
• Contabilidad registra la factura del proveedor. Sube el PDF o la foto original y entrega un acuse de recibo con número de seguimiento (VS-AP-…). La lectura asistida (OCR) propone los campos a verificar.
• El responsable compara cantidades entregadas, precios y factura. Confirma, impugna o rechaza.
• Un aprobador autoriza la deuda según los umbrales fijados. Quien aprueba no es quien registró.
• El pago se registra con su prueba (recibo de dinero móvil, orden de transferencia) y otra persona lo confirma.
• Se asigna a la deuda, el saldo se actualiza y se emite un comprobante de pago, con todo el historial.

Las situaciones de cada día

• Pago parcial: una factura recibe varios pagos. El saldo sale de las asignaciones, nunca de un estado puesto a mano.
• Pago agrupado: un solo pago liquida varias facturas, y cada parte queda trazada.
• Anticipo: el dinero queda disponible hasta su asignación, sin contarse dos veces.
• Reembolso: vinculado al pago original, con su motivo, aprobación y prueba.
• Nota de crédito o de débito: una factura emitida nunca se modifica. Se emite un documento vinculado con su propio número.
• Facturación recurrente: una sola factura por periodo, con la tarifa vigente en ese periodo.
• Tarifa sin factura: si su política lo permite, el pago directo queda vinculado a una obligación.
• Pago en línea: cada notificación del proveedor de pagos se verifica y concilia antes de confirmarse, y una notificación recibida dos veces solo se cuenta una vez.
• Sin visita: facturar a un cliente o pagar a un proveedor no requiere visita. Se puede vincular una después.
• Varias entregas: una factura de proveedor puede cubrir varias entregas aceptadas. Las líneas impugnadas no se pagan.

Facturas, plantillas e impuestos

Borradores, presupuestos, proformas y facturas los calcula el servidor, línea por línea, con descuentos e impuestos. El número se asigna solo al emitir, sin huecos ni duplicados. Al emitir, VisitSoft conserva una copia fija de los datos, la versión de la plantilla y la huella del PDF: una factura emitida queda idéntica aunque su logotipo o diseño cambien después.

Las plantillas de factura pertenecen a la organización emisora. Llevan su logotipo, colores, menciones legales e instrucciones de pago, en francés e inglés. Los tipos impositivos se registran con su periodo de aplicación y los activa otra persona.

Vencimientos recurrentes y recordatorios

Cada obligación es única o recurrente: diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual o según su propio calendario. Los fines de mes, los años bisiestos, las pausas y las reanudaciones se gestionan sin facturas duplicadas.

Los recordatorios salen antes del vencimiento (por ejemplo 14, 7 y 1 día antes), el mismo día y en caso de retraso. Usan la aplicación, el correo, y SMS o WhatsApp cuando está configurado y permitido. Funcionan en ambos sentidos: recordatorios a clientes por sus cuentas por cobrar, y alertas de aprobación y vencimiento por sus cuentas por pagar. Un recordatorio nunca es un pago.

Organizaciones y representantes

Todo pago a una empresa o institución va a una organización registrada y verificada. Sus representantes se vinculan a personas ya conocidas en VisitSoft, con su papel (ventas, entrega, firmante, beneficiario autorizado), su autorización y su fecha de caducidad.

Un representante no es el beneficiario por defecto: el mensajero que trae diez portátiles no está autorizado a cobrar. Un cambio de cuenta bancaria o de beneficiario queda en espera hasta una doble verificación, conservando el valor anterior y el nuevo.

Controles en cada etapa

• Pagador, beneficiario, emisor, quien registra y quien aprueba son campos distintos. Nada se deduce del visitante presente.
• Las funciones están separadas: recepción inicia, caja cobra y emite el recibo, facturación emite, contabilidad verifica y asigna, un aprobador autoriza deudas y reembolsos, y el auditor consulta sin modificar.
• Las etapas sensibles requieren dos personas distintas: nadie aprueba su propio trabajo.
• Los umbrales de aprobación son configurables y cada acción pasa por un control de permisos.
• El historial no se puede reescribir: cada anulación, corrección o reversión crea un nuevo registro y nada se borra.

Con la visita

Una actividad externa se vincula a una visita entrante o saliente. Una actividad interna, como tramitar una factura de proveedor en la oficina, no necesita visita. Por ejemplo: un cliente entra, paga su tasa de trámite, recibe su recibo y se va; o su equipo sale a pagar a un proveedor in situ, registra el pago y a la persona que lo recibió, y vuelve.

Cerrar una visita no salda nada: un importe pendiente sigue abierto después de que el visitante se va.

Seguir y decidir

Los paneles muestran cuentas por cobrar y por pagar por antigüedad, facturas, cobros de tarifas, liquidaciones, vencimientos próximos e incidencias. Los totales se filtran por organización emisora y moneda, y los datos se exportan a su contabilidad.

La conciliación de cuentas por pagar detecta sola las incidencias: un pago pendiente sin prueba, un pago confirmado nunca asignado, asignaciones superiores al pago o una deuda cuyo estado ya no coincide con sus pagos. Cada incidencia puede convertirse en un expediente de revisión, con responsable, gravedad y plazo. El expediente no se puede cerrar mientras la incidencia siga existiendo.

El responsable recibe un recordatorio antes del plazo y otro en caso de retraso, y los expedientes atrasados se escalan a los responsables financieros en dos niveles. Un resumen de deudas por moneda y la lista de incidencias se exportan en CSV.

Lo que VisitSoft no hace

VisitSoft no mueve el dinero: registra, justifica y concilia los pagos hechos por sus medios habituales. No sustituye a su contabilidad general, la nómina ni la conciliación bancaria, y no calcula los impuestos por usted: aporta los justificantes.