La idea central de VisitSoft
Una visita es el momento en que se cumple un compromiso: una cita, una audiencia o una reserva se convierte en un encuentro real, en sus instalaciones o en línea. Cada función de VisitSoft existe para preparar esa visita, protegerla, registrarla o aprender de ella.
4 reglas verificadas · 0 incidencias
Nada ocurre por casualidad en una organización que recibe personas. Cada visita parte de una promesa: alguien debe reunirse con alguien, por un motivo, en un momento dado. La visita es el instante en que esa promesa se cumple, o se ve claramente que no se cumplió.
Planificada por su equipo o sincronizada desde Google Calendar, Outlook o Zoom. Genera la visita esperada.
Solicitada por el público, revisada y concedida. Una vez aceptada, se convierte en una visita con su motivo y sus interlocutores.
Hecha desde su sitio web, el chat en vivo o WhatsApp. El canal de origen queda vinculado a la visita.
Incluso quien se presenta sin avisar queda registrado: el compromiso se establece en recepción, en el acto.
La visita
La persona vino y se fue, o su equipo volvió de la misión: la visita se cierra con sus pruebas.
Ausencia, cancelación o vencimiento: la diferencia queda registrada, cuenta en sus estadísticas y puede activar un seguimiento.
Antes de ocurrir, la visita es un plan. Después, es la prueba de lo que realmente sucedió. El mismo registro contiene ambos, y así se compara lo previsto con lo real.
Una organización está en contacto con el exterior de tres maneras: vienen a ella, ella va hacia otros, y su equipo trabaja. VisitSoft trata las tres como visitas, cada una con su propio orden de acontecimientos.
Vienen a usted
Un visitante, cliente, proveedor o socio acude a sus instalaciones o se une a un encuentro en línea.
Usted va hacia ellos
Su personal sale de las instalaciones en misión: visita a un cliente, inspección, entrega, reunión en casa de un socio. El orden se invierte: primero se sale, después se vuelve.
Su equipo trabajando
Cada jornada laboral de su personal también es una visita: tiene un plan (la asignación horaria) y una prueba (las sesiones de trabajo realmente efectuadas).
El tipo (entrante, saliente, de trabajo) es distinto de la modalidad (presencial, fuera de las instalaciones, virtual, híbrida): una visita entrante puede ser una videollamada, y una visita saliente se desarrolla en casa del cliente.
Una visita solo vale si se puede probar quién estuvo. VisitSoft registra la presencia en el momento en que ocurre y conserva cómo se registró.
Registro en recepción, terminal, credencial física o código QR, cola, tiempo de espera y salida.
Chat en vivo, videollamada, una sesión en su sitio web: el encuentro en línea pertenece a la misma visita.
Cada participante tiene su propia presencia: esperado, presente, se fue, ausente, con retraso. El grupo nunca oculta al individuo.
VisitSoft distingue el registro en tiempo real, el registro a posteriori y la sincronización sin conexión, y señala los registros tardíos.
Nada se reescribe en silencio. Una corrección conserva el valor anterior, su autor, su fecha y su motivo.
Una visita es más que una entrada y una salida. Es el marco en el que se hace el trabajo, y cada actividad está vinculada a ella.
Orden del día, participantes internos y externos, grabación, acta y decisiones.
Lo que se entregó, a quién, y el acuse de recibo.
Documentos y expedientes depositados y analizados, con recibo para quien los entrega.
Líneas de compra o liquidación, medio de pago, importe recibido y recibo emitido.
Un servicio prestado, una solicitud atendida, una conversación que importa.
El siguiente paso, su responsable y su plazo: la próxima visita continúa la anterior.
Mantenimiento, reparación o soporte por un proveedor bajo contrato: orden de trabajo, informe, acta de recepción y plazos medidos.
Una actividad vinculada a una visita implica al exterior. Una actividad sin visita sigue siendo interna. La frontera es clara, y ambas se cuentan.
Quien inició la actividad en el software no siempre es quien la realizó. Un responsable confirma quién la hizo y en qué intervalo, dentro del tiempo medido de la actividad, sin solapamientos y con historial de revisiones.
La asistencia por sí sola dice cuánto tiempo estuvo alguien. Vinculada a visitas y actividades, dice en qué se empleó ese tiempo. Eso convierte las horas en prueba de trabajo.
«A. Mbarga estuvo presente 8 h 12 el martes.»
Cada fichaje de entrada y salida abre o cierra una sesión, vinculada a la visita que la originó.
Las sesiones actualizan la hoja de asistencia solo si el día no se corrigió a mano, no tiene otra prueba y el periodo de nómina sigue abierto.
Los intervalos confirmados muestran el tiempo realmente dedicado a cada actividad, por persona, y alimentan los informes.
El tiempo fuera de las instalaciones se prueba con las salidas y regresos de la visita saliente, no se supone.
Un importe debido siempre debe decir por qué se debe, quién lo debe, quién lo recibe y qué hecho real lo justifica. La visita, la entrega o el expediente depositado es ese hecho. VisitSoft vincula la facturación a esa prueba, sin confundir nunca lo que se debe con lo que se ha pagado.
Lo que le deben y lo que usted debe se registran por separado, con deudor, acreedor, vencimiento y moneda.
Un cargo o una factura se vincula a una visita, entrega, depósito, cita o servicio prestado. También puede existir sin visita.
Cerrar una visita no salda nada. El saldo se calcula con los pagos confirmados: pago parcial, un pago para varias facturas o un anticipo.
Número único al emitirla, PDF fijo y plantilla versionada con su imagen, en francés e inglés. Las correcciones se hacen con una nota de crédito, nunca editando.
Recepción inicia la solicitud, caja cobra y emite el recibo, un aprobador autoriza los pagos salientes. Nadie aprueba su propio gasto.
Cargos únicos o recurrentes (mensuales, trimestrales, anuales), recordatorios antes del vencimiento, seguimiento de retrasos e informes de antigüedad.
VisitSoft no sustituye a su contabilidad general: le aporta los justificantes.
Las reglas de su organización se aplican a la propia visita, en el momento adecuado, y su cumplimiento queda registrado con ella.
Como cada interacción se registra de la misma manera, las cifras se comparan entre departamentos, sedes y periodos.
Visitas esperadas, en curso y terminadas, ausencias, cancelaciones y duración media.
Proporción de visitas registradas en tiempo real, a posteriori o sincronizadas sin conexión.
Opiniones recogidas tras la visita, por motivo, departamento e interlocutor.
Qué canal (sitio web, WhatsApp, Google, recomendación) trae visitas que dan resultado.
Personas señaladas, incidentes, excesos de duración y regresos de misión con retraso.
Horas por actividad y por persona, con la prueba que las respalda.
Un ERP describe lo que la organización produce y factura. VisitSoft describe los encuentros que lo hacen posible, y conserva las relaciones y los puntos de contacto que la hacen avanzar.
| ERP | VisitSoft | |
|---|---|---|
| Qué registra | Pedidos, inventario, contabilidad, nómina | Las interacciones: quién se reunió con quién, por qué y qué resultó |
| Unidad básica | La transacción o el documento | La visita |
| Las personas | Cuentas de clientes y fichas de empleados | Personas presentes, cada una con su papel y su propia presencia |
| El tiempo | Horas declaradas | Horas vinculadas a las visitas y actividades realmente realizadas |
| La prueba | Lo que se introdujo | Lo que realmente ocurrió, con cada corrección justificada |
| La relación | Una ficha de cliente | El historial completo de contactos, visita tras visita |
VisitSoft no sustituye a su ERP: registra su lado humano.
Es el registro de una interacción real entre su organización y una o varias personas: quién, dónde, cuándo, por qué, con qué autorización, qué se hizo y qué resultó. Materializa una cita, una audiencia, una reserva o una llegada sin cita.
La visita entrante (un visitante viene a usted: llegada y luego salida), la visita saliente (su personal sale en misión: salida y luego regreso) y la visita de trabajo (su equipo ficha la entrada y luego la salida).
El tipo indica en qué sentido va la interacción (entrante, saliente, de trabajo). La modalidad indica dónde tiene lugar: presencial, fuera de las instalaciones, virtual o híbrida.
Porque la asistencia por sí sola solo da el tiempo de presencia. Vinculada a visitas y actividades, muestra en qué se empleó ese tiempo y quién hizo qué: se convierte en prueba de trabajo.
Sí, pero nunca en silencio. Las correcciones conservan el valor anterior, su autor, su fecha y su motivo. Un regreso de misión no registrado solo se regulariza una vez, con justificación.
Un cargo o una factura se vincula a la actividad que lo justifica: visita, entrega, depósito o servicio. Terminar una visita no equivale a pagar: el saldo se calcula con los pagos confirmados. También se puede facturar sin visita.
No. El ERP gestiona sus procesos de negocio; VisitSoft gestiona las interacciones que los alimentan. Ambos se complementan.
Cuéntenos cómo recibe hoy a sus visitantes. Respondemos en un día laborable.