Cómo gestionar las solicitudes de audiencia
Las solicitudes llegan por carta, teléfono, recomendación o en persona. Sin método se acumulan y los solicitantes llaman sin parar. Este es un método sencillo y sus herramientas.
Las cuatro etapas de una solicitud
- Recepción con asunto y referencia
- Verificación de la identidad o la dirección del solicitante
- Revisión: aprobar, rechazar con motivo o reorientar
- Programación con la autoridad adecuada y aviso al solicitante
Defina los asuntos de antemano
Liste los asuntos aceptados y el departamento responsable de cada uno para dirigir la solicitud desde su llegada.
Ofrezca un formulario en línea verificado
La verificación por correo filtra solicitudes frívolas y la referencia permite el seguimiento sin llamar.
Mantenga un registro único
Todas las solicitudes, en línea, por carta o en persona, deben terminar en el mismo registro con su estado.
Indicadores
- Solicitudes por asunto y mes
- Plazo medio hasta la decisión
- Porcentaje aprobado
- Solicitudes en espera de más de 30 días