Cada institución en su propio espacio

La institución, frontera de sus datos

En VisitSoft, los datos pertenecen a la institución: sus visitantes, visitas, personal, integraciones, documentos e informes. Su sede central es un lugar físico como los demás, la primera de sus sedes, no una categoría aparte.

Para actuar, una persona debe reunir cuatro condiciones: la institución está activa, es miembro de ella, está asignada a la sede correspondiente y tiene autorización explícita para esa acción. Si falta una, el acceso se deniega. Un rol de administrador general o un simple vínculo con la institución nunca basta para abrir los datos de otra.

Directorio y espacio: dos cosas distintas

Su directorio contiene todas las instituciones con las que trata: el empleador de un visitante, un proveedor, un socio, una administración. Figurar en él no da ningún acceso a VisitSoft ni a sus datos.

Ejemplo: un representante de ABC Technologies visita CAMSOFT GROUP. ABC queda registrada en el directorio de CAMSOFT sin ver nada de su historial. Si ABC se suscribe más adelante, su propio espacio se crea a partir de la misma ficha, con su sede central, su administrador y una frontera de seguridad propia.

Crear una institución: una solicitud, no un simple formulario

Una nueva institución no se añade con un clic. El solicitante, que puede tener ya una cuenta VisitSoft, completa una solicitud por pasos que puede guardar y retomar:

• La cuenta del solicitante, con sus datos de contacto verificados y la aceptación de las condiciones.
• La institución: nombre, tipo, país y ciudad, contactos y datos legales según su tipo, con búsqueda de duplicados.
• La autoridad: en nombre de qué institución o grupo se hace la solicitud, con justificantes.
• La sede central: ciudad, código, nombre y dirección de la primera sede.
• El primer administrador: su cuenta, su ficha de personal y su asignación a la sede central.
• Los documentos y declaraciones requeridos, y luego el plan de suscripción y el pagador.

Revisión, aprobación y activación

Una vez enviada, la solicitud queda fijada y se revisa. Puede aprobarse, rechazarse o devolverse para corrección, siempre con un motivo registrado. El solicitante no puede aprobar su propia solicitud ni abrir el espacio él mismo.

La activación se hace en una sola operación: propiedad de la institución, espacio activo, sede central, accesos, rol de administrador y asignación a la sede central. Si falla uno de estos pasos, todo se anula: nunca hay una institución a medio crear ni dos sedes centrales para la misma solicitud.

Una cuenta, varias instituciones

Una misma persona puede ser miembro de varias instituciones: un consultor, una responsable de grupo, un auditor. Inicia sesión una vez y elige la institución en la que trabaja. El selector solo muestra las instituciones activas donde tiene acceso y una asignación vigente.

Cada pertenencia tiene sus propios derechos. Ser administrador en una no da nada en otra.

Miembros, invitaciones y bajas

• Los administradores de la institución invitan a nuevos miembros; solo la persona invitada puede aceptar o rechazar.
• Una invitación está pendiente, aceptada, rechazada, cancelada o caducada. Una invitación caducada ya no se puede aceptar.
• Un miembro dado de baja pierde el acceso al instante, aunque tenga una sesión abierta.
• Los derechos más altos siguen bajo control de la plataforma: nadie se los atribuye editando un rol.

Grupos e instituciones gestionadas

Un grupo de empresas, una red de escuelas o un ministerio puede ser el operador de varias instituciones. Las hace crear y puede administrarlas, pero cada una conserva su espacio, sus datos y sus miembros. Las cifras consolidadas pasan por reglas de compartición explícitas, nunca por un acceso global.

Visitantes y representantes

Una persona es la misma en todo VisitSoft, pero cada institución tiene su propio registro de visitantes. Cuando viene en representación de una empresa, ese vínculo se registra aparte, sin convertirla en miembro o empleada de la institución que la recibe.

El historial de visitas de una persona en una institución nunca es visible para otra institución, salvo regla de compartición legal y explícita.

Suscripción y facturación de VisitSoft

Cada institución tiene su suscripción: un plan con su precio, moneda, periodo de facturación, módulos incluidos y número de sedes. El precio aceptado queda fijado en el momento del acuerdo.

• El pagador puede ser la propia institución, su grupo o un pagador designado; recibe las facturas pero no acceso a las operaciones.
• Según el plan: periodo de prueba, prepago, facturación posterior o contrato.
• Las facturas de VisitSoft están numeradas y nunca se modifican tras su emisión; una corrección se hace con una nota de crédito.
• Son distintas de la facturación que la institución gestiona para sus propios clientes y proveedores.
• Un retraso de pago sigue una política publicada; una suspensión nunca elimina el historial de la institución.

Panel de administración

El administrador ve el estado de su institución: miembros y responsables, invitaciones pendientes, número de sedes por nivel y los últimos eventos del registro de auditoría. Los usuarios no pueden modificar ni borrar este registro, y no muestra datos personales sensibles.