Chaque institution dans son propre espace

L'institution, frontière de vos données

Dans VisitSoft, c'est l'institution qui possède les données : ses visiteurs, ses visites, son personnel, ses intégrations, ses documents et ses rapports. Son siège est un lieu physique comme les autres, le premier de ses sites, pas une catégorie à part.

Pour agir, une personne doit réunir quatre conditions : l'institution est active, elle en est membre, elle est affectée au site concerné, et elle a reçu l'autorisation explicite de faire cette action. S'il en manque une, l'accès est refusé. Un rôle d'administrateur général ou un simple lien avec l'institution ne suffit jamais à ouvrir les données d'une autre.

Annuaire et espace : deux choses différentes

Votre annuaire contient toutes les institutions que vous côtoyez : l'employeur d'un visiteur, un fournisseur, un partenaire, une administration. Y figurer ne donne aucun accès à VisitSoft ni à vos données.

Exemple : un représentant d'ABC Technologies rend visite à CAMSOFT GROUP. ABC est enregistrée dans l'annuaire de CAMSOFT, sans rien voir de son historique. Si ABC s'abonne plus tard, son propre espace est créé à partir de la même fiche, avec son siège et son administrateur, et une frontière de sécurité qui lui est propre.

Créer une institution : une demande, pas un simple formulaire

Une nouvelle institution n'est pas ajoutée d'un clic. Le demandeur, qui peut avoir déjà un compte VisitSoft, remplit une demande en étapes qu'il peut enregistrer et reprendre :

• Le compte du demandeur, avec ses coordonnées vérifiées et l'acceptation des conditions.
• L'institution : nom, type, pays et ville, contacts et informations légales selon son type, avec une recherche de doublons.
• L'autorité : au nom de quelle institution ou de quel groupe la demande est faite, avec les justificatifs.
• Le siège : ville, code, nom et adresse du premier site.
• Le premier administrateur : son compte, sa fiche de personnel et son affectation au siège.
• Les pièces et déclarations demandées, puis l'offre d'abonnement et le payeur.

Revue, approbation et activation

La demande soumise est figée, puis examinée. Elle peut être approuvée, refusée ou renvoyée pour correction, toujours avec un motif enregistré. Le demandeur ne peut ni approuver sa propre demande ni ouvrir lui-même l'espace.

L'activation se fait en une seule opération : propriété de l'institution, espace actif, siège, accès, rôle d'administrateur et affectation au siège. Si l'une de ces étapes échoue, tout est annulé : il n'existe jamais d'institution à moitié créée, ni deux sièges pour la même demande.

Un compte, plusieurs institutions

Une même personne peut être membre de plusieurs institutions : un consultant, une responsable de groupe, un auditeur. Elle se connecte une fois et choisit l'institution dans laquelle elle travaille. Le sélecteur ne montre que les institutions actives où elle a un accès et une affectation en cours.

Chaque appartenance a ses propres droits. Être administrateur dans l'une ne donne rien dans l'autre.

Membres, invitations et retraits

• Les administrateurs de l'institution invitent de nouveaux membres ; seule la personne invitée peut accepter ou refuser.
• Une invitation est en attente, acceptée, refusée, annulée ou expirée. Une invitation expirée ne peut plus être acceptée.
• Un membre retiré perd l'accès immédiatement, y compris s'il avait une session ouverte.
• Les droits les plus élevés restent contrôlés par la plateforme : on ne se les attribue pas en modifiant un rôle.

Groupes et institutions gérées

Un groupe d'entreprises, un réseau d'écoles ou un ministère peut être l'opérateur de plusieurs institutions. Il les fait créer et peut les administrer, mais chacune garde son espace, ses données et ses membres. Les chiffres consolidés passent par des règles de partage explicites, jamais par un accès global.

Visiteurs et représentants

Une personne reste la même dans tout VisitSoft, mais chaque institution a son propre registre de visiteurs. Lorsqu'elle vient comme représentante d'une entreprise, ce lien est enregistré à part, sans faire d'elle un membre ou un employé de l'institution qui la reçoit.

L'historique des visites d'une personne chez une institution n'est jamais visible par une autre institution, sauf règle de partage légale et explicite.

Abonnement et facturation VisitSoft

Chaque institution a son abonnement : une offre avec son prix, sa devise, sa période de facturation, les modules inclus et le nombre de sites. Le prix accepté est figé au moment de l'accord.

• Le payeur peut être l'institution elle-même, son groupe ou un payeur désigné ; il reçoit les factures mais pas d'accès aux opérations.
• Selon l'offre : période d'essai, prépaiement, facturation après service ou contrat.
• Les factures VisitSoft sont numérotées et ne sont jamais modifiées après émission ; une correction passe par un avoir.
• Elles sont distinctes de la facturation que l'institution gère pour ses propres clients et fournisseurs.
• Un retard de paiement suit une politique publiée ; une suspension ne supprime jamais l'historique de l'institution.

Tableau de bord d'administration

L'administrateur voit l'état de son institution : membres et responsables, invitations en cours, nombre de sites par niveau et derniers événements du journal d'audit. Ce journal ne peut pas être modifié ni effacé par les utilisateurs, et il ne montre pas les données personnelles sensibles.