Logiciel de gestion des visiteurs : chaque visite, du premier contact au suivi

Du registre papier à la fiche visiteur

Dans beaucoup d'organisations, l'accueil tient encore un cahier : un nom, une heure, parfois une signature. Ce cahier ne dit pas qui attend encore, qui est déjà reparti ni ce que la visite a donné. Quand un responsable demande « qui est venu nous voir pour ce dossier ? », il faut feuilleter des pages.

VisitSoft garde une fiche par visiteur. On y retrouve ses coordonnées, l'institution qu'il représente, ses visites passées, ses rendez-vous, ses demandes d'audience et ses échanges sur le site ou WhatsApp. La visite du jour s'ajoute à cet historique au lieu de repartir de zéro.

Ce que l'accueil voit à chaque instant

• Les visiteurs attendus dans la journée, avec l'heure et l'hôte
• Les visiteurs présents dans les locaux, et depuis combien de temps
• Les visites terminées, avec leur heure de sortie
• Les visites oubliées sans sortie, qui expirent selon vos règles pour garder un registre juste

Une visite n'est pas seulement une entrée

Pendant la visite, les activités sont rattachées à la fiche : une réunion, un dépôt de dossier, un paiement, une livraison ou une demande de service. Chaque activité a son responsable et son état, ce qui permet de savoir ce qui a été fait et ce qui reste à faire.

Après la visite, VisitSoft peut envoyer une courte enquête de satisfaction et créer un suivi : rappeler le visiteur, lui envoyer un document, programmer une nouvelle rencontre.

Règles adaptées à chaque type de visiteur

Un fournisseur, un candidat, un partenaire ou un usager n'est pas reçu de la même manière. Pour chaque type, vous définissez les pièces à présenter, l'autorisation nécessaire, le badge et les horaires autorisés. L'agent d'accueil n'a pas à s'en souvenir : VisitSoft applique la règle au moment de l'enregistrement.

Les chiffres que la direction attend

Nombre de visiteurs par jour et par service, heures de pointe, durée moyenne des visites, motifs les plus fréquents, visiteurs réguliers : ces chiffres sortent directement des fiches, sans ressaisie. Ils permettent d'ajuster les effectifs de l'accueil et de repérer les services les plus sollicités.

Démarrer sans tout changer

La première étape tient en une journée : définir les types de visiteurs, les services et les hôtes, puis enregistrer les visiteurs au fil de l'eau. Les rendez-vous, les files d'attente et l'intégration du site web peuvent venir ensuite, au rythme de votre organisation.