Avant la visite
Invitez depuis Google ou Outlook. VisitSoft s'occupe du reste.
Les hôtes invitent leurs visiteurs depuis l'agenda qu'ils utilisent déjà. VisitSoft récupère le rendez-vous, prévient l'accueil et gère tout le circuit, de la confirmation à l'arrivée.
Ce que vous obtenez
Google Agenda et Outlook
Les rendez-vous restent synchronisés avec l'agenda de l'hôte, avec lien de réunion Zoom ou en ligne si besoin.
Tout le circuit
Demande, approbation, confirmation, report, annulation et arrivée à l'accueil.
Agendas individuels
Chaque hôte a son agenda, qui tient compte de ses horaires, congés et missions.
Liens de réponse
Les invités confirment ou déclinent sans créer de compte.
Accueil préparé
L'accueil voit qui est attendu, pour qui et à quelle heure.
Rappels
Notification avant le début d'une réunion pour les participants internes.
Comment ça marche
- Connectez les agendas
Chaque hôte se connecte une fois avec Google ou Microsoft.
- Invitez
Créez le rendez-vous dans VisitSoft ou dans votre agenda habituel.
- Recevez
À l'arrivée, l'accueil retrouve le rendez-vous et enregistre la visite en quelques secondes.
Pourquoi les rendez-vous se perdent
Le directeur fixe un rendez-vous par téléphone, sa secrétaire le note dans un cahier, l'accueil n'est pas prévenu et le visiteur attend au comptoir pendant qu'on cherche qui l'a invité. À l'inverse, un rendez-vous est pris alors que l'hôte est en mission. Ces situations viennent toutes du même problème : l'information est éparpillée.
VisitSoft réunit l'agenda de l'hôte, l'invitation du visiteur et la liste des personnes attendues à l'accueil. Une seule source, que chacun consulte depuis son poste.
Garder l'agenda que l'on utilise déjà
Les hôtes n'ont pas à changer d'habitudes. Ceux qui travaillent dans Google Agenda ou Outlook connectent leur compte une fois ; leurs rendez-vous avec des visiteurs remontent dans VisitSoft et restent synchronisés. Ceux qui n'utilisent pas d'agenda en ligne créent leurs rendez-vous directement dans VisitSoft.
Quand un rendez-vous a lieu en ligne, le lien de réunion suit le rendez-vous, avec Zoom ou la visioconférence de l'agenda.
Tout le circuit, de la demande à l'arrivée
- Demande ou invitation, avec l'objet et l'hôte
- Approbation si votre organisation l'exige
- Confirmation par le visiteur grâce à un lien, sans compte à créer
- Report ou annulation, avec information de chaque partie
- Arrivée : l'accueil retrouve le rendez-vous et enregistre la visite en un clic
La disponibilité réelle de l'hôte
Un rendez-vous ne devrait jamais tomber pendant un congé, une mission ou en dehors des horaires de travail. VisitSoft tient compte du profil horaire de chaque hôte, de ses congés, permissions et missions enregistrés dans la gestion du temps de travail.
Moins d'absences, moins d'attente
Les visiteurs qui confirment leur venue sont plus nombreux à se présenter, et l'accueil prépare leur arrivée : badge, salle, personne à prévenir. Les rendez-vous lissent aussi les arrivées au fil de la journée, ce qui réduit l'attente au comptoir.
Les statistiques montrent le nombre de rendez-vous par hôte et par service, les annulations et les absences, pour ajuster l'organisation.
Questions fréquentes
Faut-il Microsoft 365 ou Google Workspace ?
Non. Des comptes Google ou Outlook ordinaires suffisent, avec une connexion « Se connecter avec Google / Microsoft ».
Les visiteurs peuvent-ils réserver eux-mêmes ?
Ils envoient une demande depuis votre site ; votre équipe confirme l'hôte et l'heure.
Et Zoom ?
Oui, VisitSoft peut créer le lien Zoom des rendez-vous en ligne.
Utilisé par
Découvrez-le en pensant à votre propre accueil
Dites-nous comment vous recevez vos visiteurs aujourd'hui. Réponse sous un jour ouvré, en français ou en anglais.