À l'accueil
Un poste d'accueil qui sait qui est attendu
L'agent d'accueil voit les rendez-vous et audiences du jour, enregistre chaque arrivée avec un parcours guidé et oriente le visiteur vers son hôte ou la bonne file d'attente.
Ce que vous obtenez
Enregistrement guidé
Identité, motif, hôte et badge, étape par étape, sans rien oublier.
Photo et scan
Photo prise à l'accueil et pièce d'identité scannée avec un scanner connecté.
Visiteurs attendus
La liste du jour : rendez-vous, audiences et visites prévues.
Points de contact
Chaque entrée, guichet ou borne a son propre accueil et son personnel affecté.
Formulaires QR
Un QR code imprimé ouvre un formulaire bilingue pour les visiteurs pressés.
Création rapide
Visite, visiteur, rendez-vous, livraison ou dépôt créés en un clic.
Comment ça marche
- Ouvrez l'accueil
Chaque agent voit son point de contact et les arrivées prévues.
- Enregistrez l'arrivée
Le parcours guidé applique vos politiques automatiquement.
- Orientez
Vers l'hôte, une file d'attente ou une salle de réunion.
Les trente secondes qui comptent
L'arrivée d'un visiteur se joue en quelques secondes : être reconnu s'il est attendu, savoir où aller, ne pas répéter trois fois son nom. Un poste d'accueil VisitSoft montre à l'agent la liste du jour et le guide pour chaque arrivée, sans qu'il ait à connaître toutes les règles par cœur.
Le parcours d'enregistrement
- Rechercher le visiteur attendu ou créer sa fiche
- Vérifier l'identité selon la règle de son type de visiteur, avec photo et pièce scannée si besoin
- Indiquer le motif et l'hôte, ou choisir la file d'attente
- Imprimer ou remettre le badge
- Prévenir l'hôte ou remettre un ticket de file
Plusieurs entrées, un seul registre
Une entrée principale, un guichet, un poste de sécurité au portail : chacun est un point de contact avec son personnel affecté. Chaque agent voit ce qui le concerne, tandis que la direction voit l'ensemble des visites de l'établissement.
Quand l'accueil est débordé
Un QR code imprimé à l'entrée ouvre un formulaire bilingue sur le téléphone du visiteur. Il saisit lui-même ses informations ; l'agent n'a plus qu'à valider. Aux heures de pointe, la file au comptoir avance plus vite.
Le matériel nécessaire
Un ordinateur ou une tablette avec un navigateur suffit. Une webcam pour la photo et un scanner de documents pour les pièces d'identité sont recommandés. Une imprimante pour les badges est utile si vous en remettez.
Questions fréquentes
Faut-il un matériel particulier ?
Un navigateur suffit. Une webcam et un scanner de documents sont recommandés.
Plusieurs accueils sont-ils possibles ?
Oui, chaque entrée ou guichet est un point de contact avec son propre personnel.
Le visiteur peut-il s'enregistrer seul ?
Oui, avec le formulaire QR du point de contact ; l'accueil valide ensuite.
Utilisé par
Découvrez-le en pensant à votre propre accueil
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