Chaque montant, justifié et suivi jusqu'au paiement

Pourquoi un montant est dû, et ce qui a vraiment été payé

Pour chaque montant, VisitSoft répond à six questions : pourquoi il est dû, qui le doit, qui a le droit de le recevoir, quel fait réel le justifie, comment il a été facturé et quel argent a réellement circulé.

Le module sépare toujours ce qui est dû de ce qui est payé. Il sépare aussi le sens du flux (ce que l'on vous doit, ce que vous devez) de sa raison (frais de dossier, achat, livraison, abonnement, remboursement). La facturation existe avec ou sans visite : le paiement enregistré pendant une visite n'est qu'une porte d'entrée parmi d'autres.

Le vocabulaire du module

• Créance : ce que l'on doit à votre organisation. Ce n'est pas de l'argent reçu.
• Dette : ce que votre organisation doit à un tiers. Ce n'est pas de l'argent versé.
• Catalogue de frais : chaque frais a son code, son montant, sa devise, sa période de validité et ses règles de taxe et de remboursement. Toute modification crée une nouvelle version.
• Obligation : le montant dû, le débiteur, le créancier, l'échéance, la devise et le solde restant.
• Facture : la facture de vente que vous émettez, ou la facture fournisseur que vous enregistrez. Un devis ou une facture proforma ne crée pas de créance.
• Transaction : un mouvement d'argent réel, entrant ou sortant, avec son moyen de paiement, sa confirmation et sa preuve.
• Affectation : la part d'une transaction confirmée appliquée à une ou plusieurs obligations.

Côté client : du service rendu au reçu

• L'accueil choisit la personne ou l'organisation, le service et le frais du catalogue.
• VisitSoft crée l'obligation et un brouillon de facture : lignes, taxes, remises, échéance. Le prix vient du frais en vigueur.
• Un utilisateur habilité vérifie l'émetteur et le destinataire, puis émet la facture. Elle reçoit un numéro définitif et un PDF.
• La caisse enregistre le paiement : espèces, Mobile Money, carte ou virement, avec la référence et la preuve.
• Le paiement est affecté à la facture. Le solde est recalculé et un paiement partiel ou en trop est traité explicitement.
• Un reçu numéroté est produit et le statut payé ou partiellement payé est visible.

Côté fournisseur : de la livraison au paiement

• La réception enregistre la livraison et la preuve de réception. Une livraison reçue n'autorise jamais un paiement.
• La comptabilité enregistre la facture du fournisseur. Elle téléverse le PDF ou la photo d'origine, puis délivre une décharge portant un numéro de suivi (VS-AP-…). La lecture assistée (OCR) propose les champs à vérifier.
• Le responsable compare les quantités livrées, les prix et la facture. Il confirme, conteste ou rejette.
• Un approbateur autorise la dette selon les seuils fixés. La personne qui approuve n'est pas celle qui a saisi.
• Le paiement est enregistré avec sa preuve (reçu Mobile Money, ordre de virement), puis confirmé par une autre personne.
• Il est affecté à la dette, le solde est mis à jour et un bon de paiement est produit, avec tout l'historique.

Les situations de tous les jours

• Paiement partiel : une facture reçoit plusieurs paiements. Le solde vient des affectations, jamais d'un statut saisi à la main.
• Paiement groupé : un seul versement règle plusieurs factures, et chaque part reste tracée.
• Avance ou acompte : l'argent reste disponible jusqu'à son affectation, sans être compté deux fois.
• Remboursement : il est lié au paiement d'origine, avec son motif, son approbation et sa preuve.
• Avoir ou note de débit : une facture émise ne se modifie jamais. On émet un document lié, avec son propre numéro.
• Facturation récurrente : une seule facture par période, au tarif en vigueur pour cette période.
• Frais sans facture : si votre politique l'autorise, le paiement direct reste rattaché à une obligation.
• Paiement en ligne : chaque notification du prestataire est vérifiée et rapprochée avant d'être confirmée, et une notification reçue en double n'est comptée qu'une fois.
• Sans visite : facturer un client ou payer un fournisseur ne demande pas de visite. Une visite peut être reliée plus tard.
• Plusieurs livraisons : une facture fournisseur peut couvrir plusieurs livraisons acceptées. Les lignes contestées ne sont pas payées.

Factures, modèles et taxes

Les brouillons, devis, proformas et factures sont calculés par le serveur, ligne par ligne, avec les remises et les taxes. Le numéro n'est attribué qu'à l'émission, sans trou ni doublon. À l'émission, VisitSoft fige une copie des données, la version du modèle et l'empreinte du PDF : une facture émise reste identique même si votre logo ou votre mise en page change ensuite.

Les modèles de facture sont propres à l'organisation qui émet. Ils portent votre logo, vos couleurs, vos mentions légales et vos instructions de paiement, en français et en anglais. Les taux de taxe sont saisis avec leur période d'application, puis activés par une autre personne.

Échéances récurrentes et rappels

Chaque obligation est ponctuelle ou récurrente : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle ou selon votre calendrier. Les fins de mois, les années bissextiles, les pauses et les reprises sont gérées sans facture en double.

Les rappels partent avant l'échéance (par exemple à 14, 7 et 1 jour), le jour même, puis en cas de retard. Ils passent par l'application, l'e-mail, et le SMS ou WhatsApp lorsque c'est configuré et autorisé. Ils fonctionnent dans les deux sens : rappels aux clients pour vos créances, alertes d'approbation et d'échéance pour vos dettes. Un rappel n'est jamais un paiement.

Organisations et représentants

Tout paiement à une entreprise ou à une institution passe par une organisation enregistrée et vérifiée. Ses représentants sont reliés aux personnes déjà connues dans VisitSoft, avec leur rôle (commercial, livreur, signataire, bénéficiaire autorisé), leur habilitation et sa date d'expiration.

Un représentant n'est pas le bénéficiaire par défaut : le livreur qui apporte dix ordinateurs n'est pas autorisé à encaisser. Un changement de compte bancaire ou de bénéficiaire est mis en attente jusqu'à une double vérification, avec l'ancienne et la nouvelle valeur conservées.

Des contrôles à chaque étape

• Le payeur, le bénéficiaire, l'émetteur, la personne qui enregistre et l'approbateur sont des champs distincts. Rien n'est déduit du visiteur présent.
• Les rôles sont séparés : l'accueil initie, la caisse encaisse et émet le reçu, la facturation émet, la comptabilité vérifie et affecte, un approbateur autorise les dettes et les remboursements, et l'auditeur consulte sans rien modifier.
• Pour les étapes sensibles, deux personnes différentes interviennent : on ne valide pas son propre travail.
• Les seuils d'approbation sont configurables, et chaque action passe par un contrôle de droits.
• L'historique est immuable : chaque annulation, correction ou contre-passation crée une nouvelle écriture, rien n'est effacé.

Avec la visite

Une activité externe se rattache à une visite entrante ou sortante. Une activité interne, comme le traitement d'une facture fournisseur au bureau, n'en a pas besoin. Exemples : le client entre, paie ses frais de dossier, reçoit son reçu, puis repart ; votre équipe part payer un fournisseur sur place, enregistre le versement et la personne qui l'a reçu, puis revient.

Une visite clôturée ne solde rien : un montant impayé reste ouvert après le départ du visiteur.

Suivre et décider

Les tableaux de bord montrent les créances et les dettes par ancienneté, les factures, les encaissements de frais, les règlements, les échéances à venir et les anomalies. Les totaux sont filtrés par organisation émettrice et par devise, et les données s'exportent vers votre comptabilité.

Le rapprochement des dettes repère seul les anomalies : un paiement en attente sans preuve, un paiement confirmé jamais affecté, des affectations supérieures au paiement ou une dette dont le statut ne correspond plus aux paiements. Chaque anomalie peut devenir un dossier de revue, avec une personne responsable, une gravité et une échéance. Le dossier ne peut pas être clos tant que l'anomalie existe encore.

La personne responsable reçoit un rappel avant l'échéance puis en cas de retard, et les dossiers en retard remontent aux responsables financiers en deux niveaux. Une synthèse des dettes par devise et la liste des anomalies s'exportent en CSV.

Ce que VisitSoft ne fait pas

VisitSoft ne fait pas circuler l'argent : il enregistre, justifie et rapproche des paiements effectués par vos moyens habituels. Il ne remplace ni votre comptabilité générale, ni la paie, ni le rapprochement bancaire, et il ne calcule pas l'impôt à votre place : il fournit les pièces justificatives.