Le concept central de VisitSoft
Une visite est le moment où un engagement est tenu : un rendez-vous, une audience ou une réservation devient une rencontre réelle, sur site ou en ligne. Chaque fonctionnalité de VisitSoft prépare cette visite, la sécurise, l'enregistre ou en tire des enseignements.
4 règles vérifiées · 0 écart
Rien n'arrive par hasard dans une organisation qui reçoit. Chaque visite part d'une promesse : quelqu'un doit rencontrer quelqu'un, pour une raison, à un moment donné. La visite est l'instant où cette promesse est tenue, ou visiblement non tenue.
Planifié par votre équipe ou synchronisé depuis Google Calendar, Outlook ou Zoom. Il génère la visite attendue.
Demandée par le public, examinée puis accordée. Une fois acceptée, elle devient une visite avec son motif et ses interlocuteurs.
Prise depuis votre site web, le chat en direct ou WhatsApp. Le canal d'origine reste attaché à la visite.
Même un visiteur qui se présente sans prévenir est enregistré : l'engagement est pris à l'accueil, sur-le-champ.
La visite
La personne est venue, est repartie, ou votre équipe est revenue de mission : la visite est close avec ses preuves.
Absent, annulé ou expiré : l'écart est enregistré, il compte dans vos statistiques et peut déclencher une relance.
Avant d'avoir lieu, la visite est un plan. Une fois passée, elle est la preuve de ce qui s'est réellement produit. Le même enregistrement porte les deux, ce qui permet de comparer le prévu et le réel.
Une organisation est en contact avec l'extérieur de trois façons : on vient vers elle, elle va vers les autres, et son équipe travaille. VisitSoft traite les trois comme des visites, chacune avec son propre ordre des événements.
Ils viennent à vous
Un visiteur, un client, un fournisseur ou un partenaire se présente dans vos locaux ou rejoint une rencontre en ligne.
Vous allez vers eux
Votre personnel quitte les locaux pour une mission : visite client, inspection, livraison, rendez-vous chez un partenaire. L'ordre est inversé : on part d'abord, on revient ensuite.
Votre équipe au travail
Chaque journée de travail de votre personnel est elle aussi une visite : elle a un plan (l'affectation horaire) et une preuve (les sessions de travail réellement effectuées).
Le type (entrante, sortante, travail) est distinct du mode (sur site, hors site, virtuel, hybride) : une visite entrante peut se tenir en visioconférence, une visite sortante se déroule chez le client.
Une visite n'a de valeur que si l'on peut prouver qui était là. VisitSoft enregistre la présence au moment où elle a lieu et garde la trace de la manière dont elle a été saisie.
Enregistrement à l'accueil, borne, badge physique ou QR code, passage en file d'attente, temps d'attente et départ.
Chat en direct, appel vidéo, session sur votre site web : la rencontre en ligne est rattachée à la même visite.
Chaque participant a sa propre présence : attendu, présent, parti, absent, en retard. Un groupe n'efface pas l'individu.
VisitSoft distingue la saisie en temps réel, la saisie a posteriori et la synchronisation hors ligne, et signale les enregistrements tardifs.
Rien n'est réécrit en silence. Une correction garde l'ancienne valeur, son auteur, sa date et son motif.
Une visite n'est pas qu'une entrée et une sortie. C'est le cadre dans lequel le travail se fait, et chaque activité y est rattachée.
Ordre du jour, participants internes et externes, enregistrement, compte rendu et décisions.
Ce qui a été remis, à qui, et l'accusé de réception.
Documents et dossiers déposés, analysés, avec récépissé pour le déposant.
Lignes d'achat ou de règlement, mode de paiement, montant reçu et reçu émis.
Un service rendu, une demande traitée, une conversation qui compte.
La prochaine étape, son responsable et son échéance : la visite suivante prolonge la précédente.
Maintenance, dépannage ou support par un prestataire sous contrat : bon de travail, rapport, procès-verbal de réception et délais mesurés.
Une activité liée à une visite concerne l'extérieur. Une activité sans visite reste interne. La frontière est nette, et les deux se comptent.
La personne qui a lancé l'activité dans le logiciel n'est pas forcément celle qui l'a réalisée. Un responsable confirme qui l'a faite et sur quel intervalle, dans la durée mesurée de l'activité, sans chevauchement, avec un historique des révisions.
La présence au travail, à elle seule, dit combien de temps une personne était là. Rattachée aux visites et aux activités, elle dit à quoi ce temps a servi. C'est ce qui transforme des heures en preuve de travail.
« A. Mbarga était présente 8 h 12 mardi. »
Chaque entrée et sortie crée ou ferme une session, rattachée à la visite qui l'a produite.
Les sessions alimentent la feuille de présence uniquement si la journée n'a pas été corrigée à la main, n'a pas d'autre preuve, et si la période de paie est encore ouverte.
Les intervalles confirmés montrent le temps réellement consacré à chaque activité, par personne, et alimentent les rapports.
Le temps passé hors des locaux est prouvé par les départs et retours de la visite sortante, et non supposé.
Un montant dû doit toujours dire pourquoi il est dû, qui le doit, qui le reçoit et quel fait réel le justifie. La visite, la livraison ou le dépôt de dossier est ce fait. VisitSoft relie la facturation à cette preuve, sans jamais confondre ce qui est dû et ce qui est payé.
Ce que l'on vous doit et ce que vous devez sont enregistrés séparément, avec débiteur, créancier, échéance et devise.
Une créance ou une facture se rattache à une visite, une livraison, un dépôt, un rendez-vous ou un service rendu. Elle peut aussi exister sans visite.
Clore une visite ne solde rien. Le solde se calcule à partir des paiements confirmés : paiement partiel, paiement groupé ou avance.
Numérotation unique à l'émission, PDF figé et modèle versionné à vos couleurs, en français et en anglais. On corrige par un avoir, jamais en réécrivant.
L'accueil initie, la caisse encaisse et délivre le reçu, un approbateur autorise les paiements sortants. Personne ne valide seul sa propre dépense.
Frais ponctuels ou récurrents (mensuels, trimestriels, annuels), rappels avant l'échéance, suivi des retards et balance âgée.
VisitSoft ne remplace pas votre comptabilité générale : il en fournit les pièces justificatives.
Les règles de votre organisation s'appliquent à la visite elle-même, au bon moment, et leur respect est enregistré avec elle.
Parce que chaque interaction est enregistrée de la même façon, les chiffres se comparent d'un service, d'un site et d'une période à l'autre.
Visites attendues, en cours, terminées, absences, annulations et durée moyenne.
Part des visites saisies en temps réel, saisies après coup ou synchronisées hors ligne.
Avis recueillis après la visite, par motif, par service et par interlocuteur.
Quel canal (site web, WhatsApp, Google, recommandation) amène des visites qui aboutissent.
Personnes signalées, incidents, dépassements de durée et retours de mission en retard.
Heures par activité et par personne, avec la preuve qui les justifie.
Un ERP décrit ce que l'organisation produit et facture. VisitSoft décrit les rencontres qui rendent cela possible, et préserve les relations et les points de contact qui la font avancer.
| ERP | VisitSoft | |
|---|---|---|
| Ce qui est enregistré | Commandes, stocks, comptabilité, paie | Les interactions : qui a rencontré qui, pourquoi, et ce qui en est sorti |
| Unité de base | La transaction ou le document | La visite |
| Les personnes | Des comptes clients et des fiches salariés | Des personnes présentes, chacune avec son rôle et sa propre présence |
| Le temps | Des heures déclarées | Des heures reliées aux visites et aux activités réellement menées |
| La preuve | Ce qui a été saisi | Ce qui s'est réellement passé, avec chaque correction justifiée |
| La relation | Une fiche client | L'historique complet des échanges, visite après visite |
VisitSoft ne remplace pas votre ERP : il en enregistre le côté humain.
C'est l'enregistrement d'une interaction réelle entre votre organisation et une ou plusieurs personnes : qui, où, quand, pourquoi, avec quelle autorisation, ce qui a été fait et ce qui en a résulté. Elle concrétise un rendez-vous, une audience, une réservation ou une arrivée spontanée.
La visite entrante (un visiteur vient à vous : arrivée puis départ), la visite sortante (votre personnel part en mission : départ puis retour) et la visite de travail (votre équipe pointe son entrée puis sa sortie).
Le type dit dans quel sens va l'interaction (entrante, sortante, travail). Le mode dit où elle se tient : sur site, hors site, virtuelle ou hybride.
Parce qu'un pointage seul ne dit que la durée de présence. Relié aux visites et aux activités, il montre à quoi ce temps a été consacré, et qui a réalisé quoi : il devient une preuve de travail.
Oui, mais jamais en silence. Les corrections gardent l'ancienne valeur, l'auteur, la date et le motif. Un retour de mission non enregistré ne peut être régularisé qu'une fois, avec une justification.
Une créance ou une facture se rattache à l'activité qui la justifie : visite, livraison, dépôt ou service. Terminer une visite ne vaut pas paiement : le solde se calcule à partir des paiements confirmés. La facturation peut aussi se faire sans visite.
Non. L'ERP gère vos processus métier ; VisitSoft gère les interactions qui les alimentent. Les deux se complètent.
Dites-nous comment vous recevez vos visiteurs aujourd'hui. Réponse sous un jour ouvré, en français ou en anglais.