Avant la visite
Des demandes d'audience en ligne, examinées et planifiées
Les citoyens, partenaires et usagers demandent une audience depuis votre site. Chaque demande reçoit une référence AUD, est vérifiée par e-mail, puis examinée et planifiée par le secrétariat — sans registre papier ni appels répétés.
Ce que vous obtenez
Formulaire public sécurisé
Un lien à publier sur votre site ou votre CMS ; l'objet et l'intention sont fixés par vous.
Vérification par e-mail
La demande n'est examinée qu'après confirmation de l'adresse du demandeur.
Lien de suivi privé
Le demandeur suit l'état de sa demande sans appeler le secrétariat.
Examen et décision
Approbation, refus motivé ou planification avec le bon responsable.
Orientation automatique
Chaque demande arrive au bon service selon son objet.
Registre des audiences
Historique complet, tableau de bord et statistiques par objet.
Comment ça marche
- Publiez le lien
Copiez le lien du formulaire d'audience dans VisitSoft et ajoutez-le à votre site.
- Recevez et vérifiez
Le demandeur confirme son e-mail ; la demande arrive dans le registre.
- Décidez et planifiez
Le secrétariat approuve, planifie et le demandeur est informé.
Une audience, c'est une demande avant d'être un rendez-vous
Dans un ministère, une mairie ou une direction générale, une audience n'est pas réservée comme un rendez-vous ordinaire. Le demandeur expose son objet, le secrétariat examine la demande, consulte le responsable et décide : accepter, orienter vers un autre service ou refuser. Ce circuit se fait souvent par courrier, par téléphone ou par visites répétées au secrétariat.
VisitSoft met ce circuit en ligne sans en changer la logique : la demande arrive, elle est examinée, puis une décision est prise et communiquée.
Ce que le demandeur fait
- Il remplit le formulaire publié sur votre site : identité, organisation représentée, objet et motif
- Il confirme son adresse e-mail ; sans cette confirmation, la demande n'est pas examinée
- Il reçoit une référence AUD et un lien privé pour suivre l'état de sa demande
- Il est informé de la décision et, si elle est acceptée, de la date et de l'heure
Ce que le secrétariat fait
Chaque demande vérifiée arrive dans le registre des audiences, déjà orientée vers le service concerné selon son objet. Le secrétariat la lit, l'annote, propose un créneau au responsable ou motive un refus. Le jour venu, l'audience apparaît dans la liste des visiteurs attendus à l'accueil.
Les objets d'audience sont définis par vous : demande de soutien, partenariat, dépôt de dossier, réclamation, présentation. Vous savez ainsi combien de demandes arrivent sur chaque sujet et combien de temps il faut pour y répondre.
Moins d'appels et de déplacements inutiles
Le lien de suivi évite au demandeur d'appeler ou de se déplacer pour savoir où en est sa demande. La vérification par e-mail écarte les demandes fantaisistes. Le secrétariat travaille sur une liste claire au lieu de piles de courriers.
Publier le formulaire
Le formulaire d'audience est un lien que vous ajoutez à votre site, à votre page Facebook ou à votre signature e-mail. Il fonctionne sur téléphone et ne demande aucune installation de la part du demandeur.
Questions fréquentes
Une demande garantit-elle une audience ?
Non. Chaque demande est examinée ; le demandeur suit la décision sur son lien privé.
Peut-on limiter les abus ?
Oui : vérification par e-mail, limites par adresse et par connexion, et objets publics uniquement.
Fonctionne-t-il avec un site Drupal ?
Oui, c'est un simple lien à publier dans n'importe quel CMS.
Utilisé par
Découvrez-le en pensant à votre propre accueil
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