Antes de la visita
Solicitudes de audiencia en línea, revisadas y programadas
Ciudadanos, socios y usuarios piden audiencia desde su web. Cada solicitud recibe una referencia AUD, se verifica por correo y la secretaría la revisa y programa, sin libro en papel ni llamadas repetidas.
Lo que obtiene
Formulario público seguro
Un enlace para publicar en su web; usted fija el asunto y la intención.
Verificación por correo
Solo se revisa tras confirmar la dirección del solicitante.
Enlace de seguimiento privado
El solicitante sigue su estado sin llamar.
Revisión y decisión
Aprobar, rechazar con motivo o programar.
Asignación automática
Cada solicitud llega al departamento correcto.
Registro de audiencias
Historial, panel y estadísticas por asunto.
Cómo funciona
- Publique el enlace
Copie el enlace del formulario desde VisitSoft.
- Reciba y verifique
El solicitante confirma su correo.
- Decida y programe
La secretaría aprueba, programa e informa.
Una audiencia es una solicitud antes de ser una cita
En un ministerio, un ayuntamiento o una dirección general, una audiencia no se reserva como una cita corriente. El solicitante expone su motivo, la secretaría la examina, consulta al responsable y decide: aceptar, orientar a otro servicio o rechazar. A menudo se hace por carta, por teléfono o con visitas repetidas a la secretaría.
VisitSoft lleva este circuito en línea sin cambiar su lógica: llega la solicitud, se examina y se toma y comunica una decisión.
Lo que hace el solicitante
- Rellena el formulario publicado en su web: identidad, organización representada, asunto y motivo
- Confirma su correo electrónico; sin esa confirmación, la solicitud no se examina
- Recibe una referencia AUD y un enlace privado para seguir su solicitud
- Recibe la decisión y, si se acepta, la fecha y la hora
Lo que hace la secretaría
Cada solicitud verificada llega al registro de audiencias, ya dirigida al servicio que corresponde según su asunto. La secretaría la lee, la anota, propone una fecha al responsable o motiva el rechazo. El día de la audiencia, aparece en la lista de visitantes esperados en recepción.
Usted define los asuntos: solicitud de apoyo, colaboración, entrega de expediente, reclamación, presentación. Así sabe cuántas solicitudes llegan por asunto y cuánto se tarda en responder.
Menos llamadas y desplazamientos inútiles
El enlace de seguimiento evita que el solicitante llame o se desplace para saber cómo va su solicitud. La verificación por correo descarta solicitudes no serias. La secretaría trabaja con una lista clara en lugar de montones de cartas.
Publicar el formulario
El formulario de audiencia es un enlace que añade a su web, a su página de Facebook o a su firma de correo. Funciona en el teléfono y el solicitante no necesita instalar nada.
Preguntas frecuentes
¿Una solicitud garantiza la audiencia?
No. Cada solicitud se revisa y el solicitante sigue la decisión.
¿Se pueden limitar los abusos?
Sí: verificación por correo y límites por dirección y conexión.
¿Funciona con Drupal?
Sí, es un enlace que se publica en cualquier CMS.
Usado por
Véalo pensando en su propia recepción
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