Antes de la visita
Invite desde Google u Outlook. VisitSoft se encarga del resto.
Los anfitriones invitan desde el calendario que ya usan. VisitSoft recoge la cita, avisa a recepción y gestiona todo el proceso, desde la confirmación hasta la llegada.
Lo que obtiene
Google Calendar y Outlook
Citas sincronizadas con el calendario del anfitrión, con enlace de Zoom o en línea.
Todo el proceso
Solicitud, aprobación, confirmación, cambio, cancelación y llegada.
Calendarios individuales
Según horario, permisos y misiones de cada anfitrión.
Enlaces de confirmación
Los invitados confirman sin crear cuenta.
Recepción preparada
Recepción sabe quién llega, para quién y a qué hora.
Recordatorios
Aviso antes de que empiece una reunión.
Cómo funciona
- Conecte los calendarios
Cada anfitrión inicia sesión una vez con Google o Microsoft.
- Invite
Desde VisitSoft o desde su calendario habitual.
- Reciba
Recepción encuentra la cita y registra la visita en segundos.
Por qué se pierden las citas
El director acuerda una reunión por teléfono, la secretaria la anota en un cuaderno, la recepción no se entera y el visitante espera en el mostrador mientras alguien busca quién lo invitó. O se da una cita cuando el anfitrión está de misión. Todo viene del mismo problema: la información está dispersa.
VisitSoft reúne la agenda del anfitrión, la invitación del visitante y la lista de personas esperadas en recepción. Una sola fuente que cada uno consulta desde su puesto.
Mantener la agenda que ya usa
Los anfitriones no cambian sus costumbres. Quien trabaja con Google Calendar u Outlook conecta su cuenta una vez; sus citas con visitantes llegan a VisitSoft y se mantienen sincronizadas. Quien no usa agenda en línea crea sus citas directamente en VisitSoft.
Cuando la reunión es en línea, el enlace acompaña a la cita, con Zoom o la videoconferencia de la agenda.
Todo el circuito, de la solicitud a la llegada
- Solicitud o invitación, con motivo y anfitrión
- Aprobación si su organización la exige
- Confirmación del visitante mediante un enlace, sin crear cuenta
- Cambio de fecha o anulación, con aviso a cada parte
- Llegada: la recepción encuentra la cita y registra la visita con un clic
La disponibilidad real del anfitrión
Una cita nunca debería caer durante un permiso, una misión o fuera del horario. VisitSoft tiene en cuenta el horario de cada anfitrión y sus permisos, ausencias y misiones registrados en la gestión del tiempo de trabajo.
Menos ausencias, menos espera
Los visitantes que confirman acuden más, y la recepción prepara su llegada: tarjeta, sala, persona a avisar. Las citas reparten además las llegadas a lo largo del día, lo que reduce la espera en el mostrador.
Los informes muestran las citas por anfitrión y servicio, las anulaciones y las ausencias, para ajustar la organización.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta Microsoft 365 o Google Workspace?
No. Funcionan cuentas normales de Google u Outlook.
¿Pueden los visitantes reservar solos?
Envían una solicitud desde su web y su equipo confirma.
¿Y Zoom?
Sí, VisitSoft puede crear el enlace de Zoom.
Usado por
Véalo pensando en su propia recepción
Cuéntenos cómo recibe hoy a sus visitantes. Respondemos en un día laborable.