Registre des visiteurs papier ou logiciel : que choisir ?
Le cahier de visite ne coûte presque rien et tout le monde sait l'utiliser. Il montre ses limites dès que l'accueil reçoit du monde, que la sécurité compte ou que la direction veut des chiffres. Voici la comparaison point par point.
Ce que le papier fait bien
- Aucun coût d'achat ni de formation
- Fonctionne sans électricité ni connexion
- Suffisant pour quelques visiteurs par jour, tous connus
Où le papier atteint ses limites
- Qui est encore dans les locaux ? Il faut relire les pages, et l'écriture est souvent illisible
- Les noms et numéros des visiteurs précédents sont visibles par tous
- Aucune mesure de l'attente, des heures de pointe ou des motifs de visite
- L'hôte n'est pas prévenu : quelqu'un doit téléphoner ou se déplacer
- Retrouver une visite d'il y a trois mois prend du temps, et le cahier peut se perdre
Ce qu'un logiciel change
- La liste des personnes présentes, à jour à chaque instant
- Les visiteurs attendus connus à l'avance grâce aux rendez-vous
- L'hôte prévenu dès l'arrivée, le badge imprimé
- Les données visibles seulement par les personnes autorisées
- Les statistiques de fréquentation sans ressaisie
Ce que le logiciel demande
Un ordinateur ou une tablette, une courte formation des agents et des règles claires : qui voit quoi, combien de temps on garde les données. Un logiciel installable dans vos locaux continue de fonctionner sur le réseau local quand Internet est coupé.
Comment décider
Si vous recevez quelques visiteurs connus par jour, le papier peut suffire : utilisez au moins un registre bien conçu. Si vous recevez du public, des audiences, des livraisons ou plusieurs entrées, ou si la sécurité et les chiffres comptent, un logiciel fait gagner du temps dès la première semaine.